Ulicenserede OneDrive-konti

En OneDrive-konto er ulicenseret, når licensen er fjernet, eller når brugeren er slettet i Microsoft Entra ID. Reglerne gælder alle OneDrive-konti og ikke kun navngivne brugere, altså også delte postkasser og servicekonti med en OneDrive (Microsoft). De gælder ikke uddannelses-, GCC- og DoD-tenants (Microsoft). Hvad en fjernet licens ellers betyder for SharePoint, står i Hvad licenserne betyder for SharePoint, og hvad lageret koster, i Hvad der fylder i SharePoint-lageret.

Tidslinjen#

Standardindstillingen, som Microsoft beskriver den (Microsoft):

Skrivebeskyttede og arkiverede konti kan stadig ses af administratorer, men hverken de eller brugerne kan åbne indholdet, før en administrator gør noget: tildeler en licens, slår fakturering til, genaktiverer eller flytter indholdet (Microsoft).

Tidligst muligt tidspunkt for sletning, for konti der forbliver ubetalte (Microsoft):

• Ubetalt betyder en ulicenseret OneDrive-konto, der ikke er dækket af en gyldig licens eller af fakturering for ulicenserede konti (Microsoft).
• Uret er kumulativt. Er faktureringen slået til i en periode, står tællingen stille og fortsætter, når den slås fra. Fakturering må ikke slås til og fra for at komme uden om retention. Det er ikke understøttet (Microsoft).
• Archive behøver ikke være slået til. Microsoft 365 Archive og faktureringen for ulicenserede konti er to uafhængige indstillinger, og håndhævelsen er den samme, uanset om Archive er slået til. Arkiveringen kan ikke fravælges (Microsoft).
• Skrivebeskyttet og NoAccess, som en administrator selv har sat, overstyres ikke. Tilstanden bevares gennem arkivering og gælder igen efter en genaktivering (Microsoft).

Slettet bruger og fjernet licens er ikke det samme#

• Brugeren slettes i Entra ID. Først da starter OneDrives egen oprydning. Hverken at blokere login eller at fjerne licensen sætter den i gang. Standardretentionen er 30 dage og kan sættes til 30-3650 dage i SharePoint admin center eller med Set-SPOTenant -OrphanedPersonalSitesRetentionPeriod. Brugerens leder får automatisk adgang og en mail, og en påmindelse sendes syv dage før retentionen udløber. Derefter ligger OneDrive i webstedssamlingens papirkurv i 93 dage (Microsoft).
• Samtidig er kontoen ulicenseret. Den arkiveres på dag 93, selv om retentionen er sat længere (Microsoft). Følger en slettet bruger den almindelige sletning, gælder retention i denne rækkefølge, når fakturering er slået til: OneDrives retention, opbevaringspolitikker, legal hold (Microsoft).
• Licensen fjernes, brugeren bliver. Kontoen arkiveres på dag 93, og uden fakturering kører det kumulative ur mod sletning efter 365 dage (Microsoft). Brugere, der er aktive i Entra ID uden licens, arkiveres på dag 93 siden januar 2025 (Microsoft).

Microsofts vejledning om at fjerne en tidligere medarbejder siger, at indholdet i en OneDrive fortsat er tilgængeligt efter 30 dage, hvis kun licensen er fjernet og kontoen ikke er slettet (Microsoft). Siden nævner hverken de 60 og 93 dage eller de 365. De to sider er altså ikke i samklang, og det er tidslinjen ovenfor, som både OneDrive-siderne og Message center-opslagene beskriver.

Hvad det koster#

Arkiverede ulicenserede OneDrive-konti har deres egen måler, der er adskilt fra Archive til SharePoint (Microsoft):

Listepriser i dollar, læst den 8. oktober 2026. Microsofts eksempel er 100 konti på 1 TB hver: genaktiveres én af dem, koster det engangsbeløbet 1 TB × $0,60 = $614,40, og derefter 100 TB × $0,05 = $5.120 om måneden for alle (Microsoft). Faktureringen kræver et pay-as-you-go-abonnement og er en separat kontakt i Archive-panelet i Microsoft 365 admin center, under Manage archived unlicensed OneDrive accounts (Microsoft).

• Ledig SharePoint-kvote hjælper ikke. Arkiverede ulicenserede OneDrive-konti kan ikke bruge tenantens ubrugte SharePoint-lager og betales for hele det forbrugte lager (Microsoft).
• Genaktivering tager op til 24 timer og giver 30 dages adgang, hvorefter kontoen arkiveres igen (Microsoft).
• Relicensering koster intet gebyr. Har den arkiverede konto en ejer, og får ejeren en licens, genaktiveres kontoen automatisk inden for 24-48 timer uden gebyr og uden at fakturering er slået til. Er identiteten slettet, kan kontoen ikke relicenseres direkte, og indhold, der skal bruges, flyttes til et SharePoint-websted eller en aktiv OneDrive (Microsoft).

Standard storage#

En ny mulighed er at forlænge den aktive periode. Microsoft skriver, at Standard storage for ulicenserede OneDrive-konti bliver generelt tilgængelig fra oktober 2026, og at indstillingen indtil da muligvis ikke vises i Microsoft 365 admin center. Perioden før arkivering kan sættes for hele tenanten til 93-3.650 dage, og enkelte konti kan genaktiveres til en bestemt dato i stedet for 30 dage. Der er ingen måde at holde en konto aktiv uden slutdato. Genaktiveringsgebyret er frafaldet i kalenderåret 2026, når Standard storage er slået til. Faktureringsindstillingen kan ikke slås til med PowerShell (Microsoft). Ikke kørt:

 1Connect-SPOService -Url "https://contoso-admin.sharepoint.com"
 2
 3# Days before an unlicensed account is archived (93-3650), whole tenant
 4Set-SPOTenant -UnlicensedOneDriveAccountsActiveStoragePeriod 365
 5Get-SPOTenant | Select-Object UnlicensedOneDriveAccountsActiveStoragePeriod
 6
 7# Reactivate one archived account for the ordinary 30 days
 8Set-SPOSiteArchiveState -Identity "https://contoso-my.sharepoint.com/personal/user_contoso_com" -ArchiveState Active
 9
10# ...or until a given date
11Set-SPOSiteArchiveState -Identity "https://contoso-my.sharepoint.com/personal/user_contoso_com" -ArchiveState Active -KeepActiveUntil "2027-08-13"
12
13# Back to the archive early
14Set-SPOSiteArchiveState -Identity "https://contoso-my.sharepoint.com/personal/user_contoso_com" -ArchiveState Archived

Parametrene kræver SharePoint Online Management Shell 16.0.27600.12000 eller nyere. Giver Get-SPOTenant værdien 0, kender endepunktet ikke egenskaben endnu (Microsoft).

Retention og sletning#

• Med fakturering gælder retentionindstillinger, opbevaringspolitikker og legal hold også for en arkiveret konto, og der betales stadig for arkivlageret (Microsoft).
• Uden fakturering kan kontoen slettes 365 dage efter, at den blev ulicenseret, også selv om der er retentionindstillinger, opbevaringspolitikker eller holds (Microsoft, MC1381110). Efter en sletning bliver hold-registreringerne i eDiscovery stående, men det indhold, der var holdt, kan ikke gendannes (Microsoft).
• Ændres en opbevaringspolitik, for eksempel fra fem år til tre, slår det igennem på de arkiverede konti, og de, der har opfyldt perioden, flyttes til papirkurven (Microsoft).
• Opbevaringspolitikker går forud for OneDrives egen oprydning. Indhold kan blive slettet før de 30 dage eller beholdt længere, og en OneDrive i en eDiscovery-sag slettes ikke, før holdet er fjernet (Microsoft). Undtagelsen er de 365 ubetalte dage ovenfor.

Ved en fratrædelse#

Trinene er læst ud af Microsofts sider. De er ikke prøvet på en tenant.

1. Sæt en leder på brugeren i Entra ID, og en secondary owner under My Site Cleanup. Ellers får ingen automatisk adgang og ingen advarsel, når brugeren slettes (Microsoft).
2. Flyt det, der skal bevares, mens kontoen er aktiv. Efter en sletning er der 30 dage som standard. Flyttes eller kopieres filer fra en tidligere medarbejders OneDrive, følger kun den seneste version med (Microsoft).
3. Afgør, om brugeren slettes eller kun mister licensen. Kun en sletning starter OneDrives retentionur (Microsoft). Begge dele starter tidslinjen for ulicenserede konti (Microsoft).
4. Skal indholdet bevares uden en aktiv bruger, kræver det en licens, fakturering for ulicenserede konti eller en flytning. Retention alene holder ikke ud over 365 ubetalte dage (Microsoft).
5. Duplikatkonti. Skifter en medarbejder land eller firma i organisationen, kan der opstå en ekstra OneDrive, som tæller som ulicenseret. Rapporten kan downloades som CSV til oprydning, og arkiverede konti kan slettes uden at blive genaktiveret først (Microsoft). En arkiveret konto under en opbevaringspolitik kan ikke slettes (Microsoft).

Overblikket findes i SharePoint admin center under Reports → OneDrive accounts, med CSV-download og, siden januar 2025, en interaktiv visning. Kolonnerne Unlicensed reason og Deletion blocked by viser, hvorfor en konto ikke er blevet slettet (Microsoft). Siden View more details viser alle ulicenserede konti, også dem under 93 dage, og kan slette og genaktivere. En skrivebeskyttet konto kan låses op med PowerShell (Microsoft).

Hvordan datoerne flyttede sig#

Opslaget i Message center, MC836942, blev offentliggjort den 26. juli 2024 og opdateret seks gange til juni 2025. Tidsplanen blev flyttet flere gange, og tallet 93 afløste 90 undervejs:

Opslaget har et eksempel, hvor en konto ulicenseret 1. august 2025 skal være utilgængelig fra 1. oktober 2025. Det er 61 dage. Microsoft Learn bruger i stedet 2. november 2025, som er dag 93 (Microsoft).

Sletningsfristen kom et år senere, i MC1381110:

Faktureringen for ulicenserede konti er beskrevet som tilgængelig fra december 2024 (Microsoft). Månedsnoterne har rækkerne i deres egen måned: juli 2024 og juni 2026.