Teams-mødeoptagelser i OneDrive og SharePoint

En optaget Teams-konference er en mp4-fil i OneDrive eller SharePoint. Sådan har det været siden 2021. Før lå optagelserne i Stream (Classic), og flytningen i 2020 og 2021 samt det automatiske udløb, der kom i 2022, er noget af det, administratorer oftest bliver spurgt om, fordi en optagelse så følger de samme regler som alle andre filer: kvote, rettigheder, papirkurv og retention.

Status 9. oktober 2026: Optagelser gemmes i organisatorens OneDrive, eller i kanalens SharePoint-websted ved kanalmøder. De udløber som standard efter 120 dage og flyttes da til papirkurven. Udløbet er en lagerstyring og ikke en retention-politik, og brugerne kan selv ændre datoen.

Hvor optagelsen ligger#

Ifølge Microsoft gemmes en optagelse sådan (Learn):

• Møder og events: i mappen Recordings i organisatorens OneDrive, også hvis organisatoren ikke selv deltog. Medarrangører (co-organizers) har samme redigeringsret som organisatoren.
• Kanalmøder: i det SharePoint-websted, der hører til kanalen, i Documents/Recordings. Rettighederne følger kanalens medlemmer og ejere.
• 1:1-opkald og gruppeopkald: i OneDrive hos den, der trykkede Record.
• Møder oprettet fra en delt postkasse: i en medarrangørs OneDrive, fordi en delt postkasse som regel ikke har OneDrive.
• Teams Rooms: i rummets OneDrive, hvis kontoen har et. Ingen af deltagerne har så fuld ret til filen. Skal de have det, må rummets ressourcekonto ikke have en OneDrive-licens, så optagelsen i stedet havner hos medarrangøren eller den, der startede den.

Har organisatoren ingen OneDrive, prøves først medarrangørerne i den rækkefølge, de står i mødeindstillingerne, derefter den, der startede optagelsen. Lykkes ingen af dem, eller er kvoten fuld, havner optagelsen i en midlertidig lagring (async media storage), hvor den slettes efter 21 dage, hvis organisatoren ikke har hentet den. Der gøres ingen nye forsøg på at uploade den (Learn).

Optagelserne tæller med i OneDrive- og SharePoint-kvoten. Microsoft regner med omkring 400 MB pr. times optagelse (Learn). Hvad der ellers fylder i lageret, står i Hvad der fylder i SharePoint-lageret.

Hvem kan se den#

Ved møder, der ikke er kanalmøder, får alle indbudte i organisationen automatisk et personligt delt link. Eksterne deltagere har ingen adgang, før organisatoren selv deler optagelsen. I møder med mere end 250 deltagere får nogle ikke automatisk rettighed og må bede ejeren om at tilføje dem (Learn). Hvis mødet videresendes, får kun de deltagere linket, der automatisk kommer med i mødets chat.

Microsoft anbefaler at dele med People in your organization og ikke åbne for eksterne links, fordi ekstern deling ikke er tænkt til store filer.

Flytningen fra Stream (Classic)#

Flytningen var et led i, at Stream skulle bygges på SharePoint og OneDrive (Message Center MC222640). I tre trin:

1. 19. oktober 2020: En Teams-mødepolitik kunne sættes til at gemme i OneDrive og SharePoint i stedet for Stream.
2. 7. januar 2021: Nye optagelser gemmes som standard i OneDrive og SharePoint, medmindre politikken udtrykkelig var sat til Stream.
3. 16. august 2021 (oprindeligt 7. juli): Nye optagelser kan ikke længere gemmes i Stream (Classic), uanset politikken.

Optagelser, der allerede lå i Stream (Classic), følger ikke med automatisk. Dem handler Stream (Classic): lukningen og migreringen om.

Automatisk udløb#

Udløbet blev meldt i Message Center i sommeren 2021 som en del af den nye Stream (MC274188). Ifølge Learn (Learn) gælder:

• Indstillingen Recordings and transcriptions automatically expire findes i Teams admin center under Meetings, Meeting policies, Recording & transcription.
• Standarden er 120 dage. Værdien kan være fra 1 til 99.999, og med PowerShell kan -1 betyde, at optagelser aldrig udløber:

1Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity <policy name> -NewMeetingRecordingExpirationDays <days>

• En ændring gælder kun nye optagelser. Udløbsdatoen på eksisterende kan ikke ændres via politikken.
• For A1-brugere er højst 30 dage tilladt. Publicerede optagelser af Teams events udløber efter 30 dage og kan forlænges til 90.
• Ved udløb flyttes filen til papirkurven, enten i organisatorens OneDrive eller på kanalens SharePoint-websted. Ejeren får en mail om det. Filen slettes normalt inden for et døgn efter datoen, i sjældne tilfælde op til fem dage. I papirkurven ligger en arbejdskonto sædvanligvis 93 dage, og herefter kan filen ikke gendannes (Learn).
• Optagelser, der er flyttet fra deres oprindelige placering, rammes ikke mere af udløbet (Learn). Migrerede optagelser fra Stream (Classic) har slet ingen udløbsdato (Learn).

Standarden var 60 dage, da Message Center-opslaget blev gentaget i januar 2022. Den 24. maj 2022 blev den hævet til 120 for tenants uden egen politik. Microsoft begrundede det med tal for, at under 1 % af optagelserne ses efter 120 dage mod 5 % efter 60. Samme opdatering udsatte det sidste trin, hvor udløbsdatoen stemples på filerne, og filerne slettes. Hvornår stemplingen nåede alle tenants, fremgår ikke af opslaget (MC274188).

Udløb er ikke retention#

Microsoft skriver selv, at udløbet fjerner gamle optagelser for at spare plads, men ikke opfylder krav til opbevaring (Learn). Brugerne kan selv ændre udløbsdatoen på deres optagelser, så den må ikke bruges som juridisk beskyttelse (Learn).

Mødes de to, gælder:

• En retention-politik i Purview går forud for udløbet. Står optagelsen under en retention på fem år, og udløbet er sat til 60 dage, sletter udløbet først filen efter de fem år.
• Er der både en sletnings-politik i Purview og et udløb, slettes filen på den tidligste af de to datoer.
• Slettes en optagelse, der stadig er omfattet af retention, kopieres den til Preservation Hold-biblioteket. Brugeren ser den som slettet, og kun administratoren kan finde den.

Se også Records management i SharePoint med Microsoft Purview.

Download kan spærres#

To indstillinger begrænser download af optagelser:

• Kanaloptagelser: Set-CsTeamsMeetingPolicy -ChannelRecordingDownload Block lægger optagelser og transskriptioner i mappen Recordings\View only. Ejerne har fuld ret, medlemmerne kan kun afspille (Learn).
• Hele organisationen: Set-SPOTenant -BlockDownloadFileTypePolicy $true -BlockDownloadFileTypeIds TeamsMeetingRecording spærrer download og synkronisering af nye optagelser og transskriptioner, så de kun kan afspilles i browseren. Medlemmer af udvalgte sikkerhedsgrupper kan undtages med -ExcludedBlockDownloadGroupIds. Politikken kræver en SharePoint Advanced Management-licens, rammer ikke filer, Teams allerede har uploadet, og gælder ikke manuelt uploadede optagelser (Learn). Licensen omtales i SharePoint Advanced Management.

Tidslinjen#

1. 22. september 2020 Meddelelse

   Stream annoncerer, at video flyttes til SharePoint og OneDrive, med Teams-mødeoptagelser først (MC222640)

2. 19. oktober 2020 Udrulning

   Mødepolitikken kan slås til

3. 18. december 2020 Meddelelse

   Blokering af download for seere med kun visningsret meldes, tidsplanen flyttes flere gange til midten af maj 2021 (MC230505)

4. 7. januar 2021 Standardændring

   OneDrive og SharePoint bliver standard for nye optagelser

5. 30. juli 2021 Meddelelse

   Message Center-opslag om automatisk udløb (MC274188)

6. 16. august 2021 Lukning

   Stream (Classic) kan ikke længere modtage nye optagelser

7. 27. januar 2022 Udrulning

   Udløb står i Teams admin center-udgivelsesnoterne (Learn)

8. 24. maj 2022 Standardændring

   Standard hævet fra 60 til 120 dage, sidste trin udsat

9. 2. maj 2023 Nyhed

   Download-politikken i SharePoint generelt tilgængelig (Microsoft 365-bloggen)

I månedsnoterne#

Flytningen står i september, oktober og december 2020, januar, maj, juli og august 2021. Udløbet står i august og oktober 2021, januar og maj 2022, og download-politikken i maj 2023.