Site mailboxes udgik i april 2021

En site mailbox var en Exchange-postkasse, knyttet til et SharePoint-site, som medlemmerne af webstedet kunne nå fra Outlook. Mails lå i postkassen, dokumenter lå på webstedet, og i postkassens mappe Documents lå genveje til dem (Microsoft). Funktionen blev udfaset i 2017 og slukket i april 2021. Det eneste, der er tilbage, er postkasser, som nogen ikke fik ryddet op.

Status 9. oktober 2026: site mailboxes virker ikke i Outlook og Outlook på nettet. Findes der stadig site mailboxes i Exchange Online, ligger der mail i dem, og de kan findes og gemmes med eDiscovery og slettes, som beskrevet nedenfor. Erstatningen er en Microsoft 365-gruppe eller en delt postkasse.

Forløbet#

Microsoft meldte i marts 2017, at nye site mailboxes ikke kunne oprettes, og skrev i august 2017, at de ville blive udfaset helt (SharePoint-bloggen, 3. august 2017). Den 7. oktober 2020 skrev Microsoft, at brugen var faldet jævnt, men at nogle kunder stadig havde site mailboxes med aktivitet, og at alle site mailboxes ville blive lukket og til sidst slettet i april 2021. Der skulle komme en påmindelse (Microsoft 365-bloggen, 7. oktober 2020). Message Center mindede om det i ugen 11.–17. januar 2021 og markerede det som en større ændring (månedsnoten for januar 2021).

Microsofts spørgsmål og svar om lukningen siger, at der ikke gives forlængelse (Microsoft). Efter lukningen sker følgende:

• Outlook får ikke længere oplysningerne om site mailboxes fra Autodiscover. De site mailboxes, der var automatisk tilknyttet, fjernes fra Outlook, uden at brugerne får en fejlmeddelelse.
• På webstedet starter appen Site Mailbox en Outlook på nettet-udvidelse. Den giver nu fejlen HTTP 500 something went wrong, You don’t have access to this mailbox.
• Eksport til PST med eDiscovery virker stadig.

Den præcise dag i april 2021, hvor adgangen blev lukket, står ikke i Microsofts sider.

Find site mailboxes#

I Exchange Online PowerShell:

1Get-SiteMailbox -BypassOwnerCheck -ResultSize Unlimited | ft Name, WhenCreated, ClosedTime, SharePointUrl -AutoSize

Er svaret tomt, bruger tenanten ikke site mailboxes. ClosedTime viser, hvornår det tilknyttede SharePoint-site blev lukket af en politik eller af en bruger. Ejerne findes med Get-SiteMailbox -BypassOwnerCheck -ResultSize Unlimited | ft Name, Owners. Der er ingen kommando, der viser, om en site mailbox stadig bruges (Microsoft).

Gem indholdet#

Microsoft nævner to veje, hvis indholdet skal bevares (Microsoft):

1. Forbind det tilknyttede SharePoint-site til en ny Microsoft 365-gruppe. Grupper understøtter ikke undermapper.
2. Eksportér site mailboxen til en PST-fil og importér filen til en delt postkasse. Den vej bevarer mappestrukturen.

Eksporten kan gøres med et script, process-site-mailboxes.ps1, som Microsoft stiller til rådighed, eller manuelt med en eDiscovery-sag i Microsoft Purview, hvor både site mailboxen og det tilknyttede SharePoint-site tilføjes. Det kræver rollerne Compliance Administrator, eDiscovery Manager og Organization Management (Microsoft).

Mappen Documents i en site mailbox indeholder kun genveje til filerne på webstedet. Når postkassen eksporteres til PST, holder genvejene op med at virke i den delte postkasse, og i Outlook markeres de som usikre. De egentlige filer skal eksporteres fra SharePoint-webstedet.

Slet site mailboxes#

Der er tre veje (Microsoft):

• At fjerne appen Site Mailbox fra webstedet under Site contents skjuler postkassen på webstedet, men den findes stadig i Exchange, og mail sendt til den bliver gemt. Føjes appen tilbage, er mailene der.
• At slette hele webstedet sletter også site mailboxen, fordi Exchange får besked.
• At slette selve postkassen i Exchange Online PowerShell:

1Get-Mailbox <site_mailbox_name>:* | ?{$_.RecipientTypeDetails -eq "TeamMailbox"} | Remove-Mailbox -Confirm:$false

Sletningen af postkassen rører ikke dokumenterne på webstedet (Microsoft).

Tidslinjen#

1. Marts 2017 Udfasning

   Nye site mailboxes kan ikke oprettes

2. 3. august 2017 Meddelelse

   Microsoft skriver, at funktionen udfases helt over tid

3. 7. oktober 2020 Meddelelse

   Alle site mailboxes lukkes i april 2021

4. 11.–17. januar 2021 Påmindelse

   Påmindelse i Message Center

5. April 2021 Lukning

   Adgang fra Outlook og Outlook på nettet stoppes

I månedsnoterne#

Påmindelsen står i januar 2021.