Når søgningen i SharePoint Online ikke finder det
Det meste af det, der kaldes dårlig søgning i SharePoint Online, er indhold, der ikke er i indekset, rettigheder, eller titler og metadata, der ikke siger noget. Hvad der holder et dokument ude af søgningen, hvad der kan genindekseres, og hvad en administrator kan skrue på i Microsoft Search.
SharePoint Online har en klassisk og en moderne søgning. Den moderne er Microsoft Search, og begge bruger det samme indeks (Microsoft). Når et dokument ikke kommer frem, er det næsten altid én af fire ting: det er ikke i indekset, brugeren må ikke se det, det kommer frem under et navn, ingen søger efter, eller det, der er sat op, er noget den moderne søgning ikke bruger. Den sidste er beskrevet i Søgeindstillinger ved en migrering: resultatkilder, de fleste forespørgselsregler og Sortable/Refinable ændrer intet i Microsoft Search.
Det, der holder et dokument ude#
| Årsag | Hvad der sker |
|---|---|
| Brugeren har ikke adgang | Resultaterne er altid sikkerhedsfiltrerede. Brugeren ser kun det, brugeren må åbne (Microsoft) |
| Webstedet er holdt ude | Allow this site to appear in Search results står til No under webstedets søgeindstillinger |
| Biblioteket eller listen er holdt ude | Allow items from this document library to appear in search results under de avancerede indstillinger |
| En kolonne er holdt ude | Kolonnen står på listen over kolonner, der ikke gennemsøges (NoCrawlSettings.aspx) |
| Kladder | Kladder gennemsøges ikke, medmindre bibliotekets Draft Item Security står til Any user who can read items (Microsoft) |
| Minorversioner | Kun majorversioner gennemsøges: “Search crawls only the major versions of content, never the minor versions” (Microsoft) |
| Store filer | Over 150 MB, og 512 MB for PDF, Word og PowerPoint, hentes kun metadata. Af selve teksten indekseres højst 2 millioner tegn (Microsoft) |
| For mange med adgang | Har mere end 10.000 forskellige brugere eller grupper adgang til ét element, kan ingen finde det (samme side) |
| Ikke gennemsøgt endnu | Indholdet gennemsøges efter en fast plan. Microsoft giver ikke et tal for, hvor længe det tager i SharePoint Online |
Kladder og minorversioner er den, der oftest overrasker. Et bibliotek med versionering med minorversioner, hvor ingen publicerer en majorversion, har et indhold, søgningen aldrig ser.
Genindeksering#
En ændret mapping eller en rettet indstilling slår først igennem, når indholdet er gennemsøgt igen. Under webstedsindstillingerne → Search and offline availability → Reindex site, og for et bibliotek eller en liste under de avancerede indstillinger (Microsoft). Med PnP: Request-PnPReIndexWeb og Request-PnPReIndexList. Microsoft advarer: “Reindexing a site can cause a massive load on the search system.” Så det gøres på det websted eller bibliotek, der har brug for det.
Når de forkerte ting kommer først#
Søgningen rangerer efter det, den kan se: titel, tekst og metadata. Titlen i et resultat kommer fra den administrerede egenskab Title, og den er mappet fra flere kilder i rækkefølge, herunder Office:2, som er Office-dokumentets egen titelegenskab, og filnavnet (ows_BaseName) (Microsoft). Et dokument lavet ud fra en skabelon kan derfor stå med skabelonens titel i søgeresultatet. Siden gælder SharePoint Server, og at det samme sker i SharePoint Online, er ikke efterprøvet her.
De andre almindelige årsager:
- Ti kopier af det samme. Det nyeste dokument drukner mellem gamle udgaver og kopier. Det hjælper at rydde op, se Find kopier og gammelt indhold før en migrering.
- Metadata, ingen udfylder. En kolonne, der står tom på halvdelen af dokumenterne, kan ikke bruges som filter.
Det, en administrator kan skrue på i Microsoft Search#
I Microsoft 365 admin center under Search & intelligence:
- Bogmærker. Et bestemt resultat øverst for bestemte søgeord, fx et link til rejsepolitikken ved “rejse”. Højst 5.000 (Microsoft).
- Akronymer. Forkortelser og deres betydning. Det tager op til et døgn, før et nyt er med (Microsoft).
- Vertikaler. Egne faner i søgeresultatet, for hele organisationen eller for ét websted (Microsoft).
- Resultattyper. Et andet layout for listeelementer, websteder, sider og PDF’er. Andre filer og personer har et fast layout (Microsoft).
Q&A-svar og lokationer er udgået. De blev fjernet 31. marts 2025 sammen med Microsoft Search i Bing, og det samme gjaldt anbefalede bogmærker (Microsoft). Bogmærker, som en administrator har lavet, virker stadig.
PnP Modern Search#
Skal en søgeside have egne filtre, egne visninger af resultaterne eller søge på bestemte egenskaber, er PnP Modern Search webdelene til det. Den er open source (MIT) og i version 4 (PnP). Den har to datakilder, SharePoint Search og Microsoft Search, og de er ikke det samme. Det er med SharePoint Search, at de administrerede egenskaber, Refinable-egenskaberne og KQL i forespørgslen betyder noget.
Eksempler: Et datofilter i forespørgslen i PnP Modern Search og Driftsmeddelelser på forsiden med PnP Modern Search.
Det der driller#
- Resultatkilder og forespørgselsregler virker kun i den klassiske søgning og i webdele, der går gennem SharePoints søge-API. At oprette en ny i håb om at forbedre den moderne søgning gør ingenting.
- PnP har ingen kommando til at oprette resultatkilder eller administrerede egenskaber. Søgeskemaet ændres i brugerfladen eller med
Set-PnPSearchConfigurationog en XML-fil (PnP). - Draft Item Security er også en rettighedsindstilling. At lade alle læsere se kladder for at få dem i søgningen betyder, at de kan se kladderne.
- Ingen tidsgaranti. Et dokument, der er uploadet for fem minutter siden, er ikke nødvendigvis søgbart endnu. Det er først en fejl, når der er gået et stykke tid.