Mail til en delt eller ekstern postkasse fra en SPD 2013-workflow

Udgået. Begge workflowplatforme er væk fra SharePoint Online: SharePoint 2010-workflows blev fjernet fra eksisterende tenants 1. november 2020, og SharePoint 2013-workflows 2. april 2026. SharePoint Designer 2013 blev udfaset 14. juli 2026 (Microsoft Learn, “Creating a workflow by using SharePoint Designer 2013 and the SharePoint Workflow platform”). Microsoft anbefaler Power Automate, som kan sende til enhver adresse.

En SharePoint 2013-workflow fra SharePoint Designer kunne ikke sende mail til en ekstern adresse eller en delt postkasse. Den kunne kun sende til brugere i organisationen, og en delt postkasse er ikke en bruger. Et forsøg gav typisk fejlen:

BadRequest to /_vti_bin/client.svc/sp.utilities.utility.SendEmail

Omvejen var at lade 2013-workflowen starte en 2010-workflow, hvis eneste opgave var at sende mailen.

SharePoint 2010-webstedsworkflowen#

1. Opret en webstedsworkflow på platformen SharePoint 2010 Workflow, fx kaldet send email.
2. Opret tre startparametre (Initiation Form Parameters):

3. Tilføj handlingen Send Email.
4. Sæt parametrene ind i felterne To, Subject og Body.
5. Udgiv workflowen.

SharePoint 2013-workflowen#

Derefter oprettes eller rettes 2013-workflowen, så den starter 2010-workflowen med de rigtige værdier.

1. Definér tre variabler, der skal bruges, når 2010-workflowen startes:

2. Tilføj handlingen Start a Site Workflow.
3. Vælg workflowen send email på listen.
4. Sæt de tre parametre til de tre variabler.

Resultatet er to trin: et, der sætter variablerne (modtageren, fx info@<domæne>, emnet og teksten), og et, der starter send email med alle tre parametre. Hver gang 2013-workflowen kører, starter den 2010-workflowen, der sender mailen.

Det der driller#

• Modtageren skal være tekst. Værdien til parameteren recipient skal hentes som String.
• Den eneste vej. Det var den eneste måde, jeg fandt, at sende mail til en ekstern eller delt adresse fra en SharePoint Designer-workflow.