Gendannelse i SharePoint: Restore this library, papirkurvene og Preservation Hold-biblioteket

SharePoint har tre indbyggede veje tilbage, når filer er slettet, overskrevet eller krypteret af ransomware: papirkurvene, versionshistorikken og Restore this library. Den sidste kom i foråret 2019 og er den eneste, der kan rulle en hel mappestruktur tilbage på én gang. Hvad de hver især kan, hænger sammen, fordi gendannelsen af et bibliotek bruger både versioner og papirkurv.

Status 15. oktober 2026: Restore this library findes stadig og går 30 dage tilbage. Papirkurvene gemmer slettede elementer i 93 dage, og Microsoft 365 Backup er kommet til som en betalt mulighed med længere beskyttelsestid (Learn, Learn, Backup).

Restore this library#

Funktionen blev rullet ud fra 22. april 2019 til Targeted Release og skulle være færdig verden over ved udgangen af maj. Microsoft kaldte den en selvbetjent gendannelse til et vilkårligt tidspunkt i de seneste 30 dage, til brug ved sletning, ødelagte filer og skadelig kode (SharePoint-bloggen, 22. april 2019). Biblioteket er det samme lager, som ligger bag fanen Files i Teams. For OneDrive fandtes den tilsvarende funktion, Files Restore, fra 22. januar 2018, så det var biblioteker i SharePoint og Teams, der kom i 2019 (månedsnoten for januar 2018).

I biblioteket vælges Settings → Restore this library. Siden viser en daglig aktivitetsgraf for de seneste 30 dage og en aktivitetsliste, og den tidligste aktivitet, der skal fortrydes, vælges. Alt, der skete derefter, fortrydes også. Biblioteket gendannes til tilstanden lige før den første valgte aktivitet. Selve gendannelsen kan fortrydes ved at vælge Restore this library igen og vælge gendannelsen i listen (Microsoft Support).

Supportsiden nævner disse grænser:

• Kun site-administratorer kan starte en gendannelse. I 2019 skrev Microsoft, at både administratorer og site owners kunne.
• Gendannelsen bruger versionshistorikken og papirkurven. Er versionering slået fra, kan filer ikke gendannes til en tidligere version. Slettede filer kan ikke gendannes, når de er fjernet fra site collection-papirkurven.
• Hvis en fil eller mappe er uploadet igen efter sletningen, springes gendannelsen af den over.
• Kan nogle filer ikke gendannes, oprettes en logfil, der begynder med RestoreLog, som kan sendes til Microsoft Support.
• Funktionen findes kun i den moderne visning og kan ikke gendanne et helt bibliotek, der er slettet. Et slettet bibliotek ligger i papirkurven.

Microsofts dokumentation om datasikkerhed minder om, at funktionen bygger på versioner, så en lav grænse for antallet af versioner svækker den. Nye biblioteker får som standard 500 versioner, og brugerfladen tillader ikke under 100 (Learn). Hvordan versionsgrænsen sættes for mange biblioteker på én gang, står i Versionering på alle biblioteker med PowerShell.

De to papirkurve#

Slettede elementer ligger i 93 dage fra sletningen. De ligger i sitets papirkurv hele den tid, medmindre nogen sletter dem derfra eller tømmer den. I så fald flyttes de til site collection-papirkurven, hvor de ligger resten af de 93 dage, medmindre papirkurven overskrider sin kvote og begynder at rydde de ældste, eller en site collection-administrator sletter dem derfra. Sitets papirkurv tæller med i lageret, og site collection-papirkurven har plads svarende til 200 % af site collection’ens kvote (Learn).

Derudover gemmer Microsoft sikkerhedskopier af alt indhold i 14 dage efter sletningen. Hvis noget ikke kan gendannes fra papirkurven, kan en administrator bede Microsoft Support om en gendannelse i de 14 dage, men kun af hele site collections og ikke af enkelte filer, lister eller biblioteker (Learn).

Microsoft 365 Backup er en betalt tjeneste med længere beskyttelsestid og gendannelse af sites, OneDrive og enkelte filer og mapper (Learn). Den er beskrevet i Microsoft 365 Archive og Backup.

Preservation Hold-biblioteket#

Preservation Hold-biblioteket er et skjult bibliotek, hvor SharePoint og OneDrive gemmer en kopi af en fil, når den ændres eller slettes under en retention policy. Kopien ligger til opbevaringsperioden er udløbet (Learn). I sommeren 2019 fik biblioteket to ændringer, der handler om gendannelse. Message Center-opslaget MC182494 skrev, at når en retention policy fjernes fra et site, får biblioteket en frist på 30 dage, før indholdet slettes, og at slettede elementer flyttes til andet trins papirkurv, så de kan gendannes i en kort periode (MC182494). Formålet var at forhindre utilsigtet datatab. Pitstop for juli førte ændringen som Targeted Release i juli (Pitstop, juli 2019).

Learn beskriver i dag den samme vej: indhold, hvis opbevaringsperiode er udløbet, flyttes fra Preservation Hold-biblioteket til andet trins papirkurv og slettes først dér efter 93 dage. Microsoft skriver, at indhold ikke længere slettes permanent direkte fra biblioteket, så alt går gennem andet trins papirkurv. Andet trins papirkurv er usynlig for slutbrugere, men site collection-administratorer kan se og gendanne indholdet. Et timerjob rydder op og kører hver syvende dag. Sammen med mindst 30 dage i biblioteket kan sletning derfor tage op til 37 dage (Learn).

Biblioteket tæller med i lageret. Det er forklaret i Hvad der fylder i SharePoint-lageret, og hvordan retention og records virker, står i Records management i SharePoint med Microsoft Purview.

Tidslinjen#

1. 22. april 2019 Udrulning

   Files restore for SharePoint og Teams begynder at rulle ud til Targeted Release (SharePoint-bloggen)

2. Maj 2019 Plan

   Udrulningen skulle være færdig verden over ved udgangen af måneden

3. Juni 2019 Meddelelse

   MC182494: frist på 30 dage og andet trins papirkurv for Preservation Hold-biblioteket

4. Juli 2019 Udrulning

   Ændringen i Targeted Release ifølge Pitstop. MC182494 skrev udrulning fra begyndelsen af juli og færdig ved udgangen af august

5. Juli 2022 Ændring

   Versioner af en fil under retention gemmes samlet i én fil i Preservation Hold-biblioteket (Learn)

I månedsnoterne#

Files Restore til OneDrive står i januar 2018, og gendannelsen af biblioteker står i april 2019. Preservation Hold-ændringen står i juni og juli 2019.