Brugsrapporter i Microsoft 365 admin center: fra rapporteringsportalen i 2016 til skjulte brugernavne

Brugsrapporterne i admin center begyndte som en ny rapporteringsportal den 15. marts 2016 og er i dag den enkleste måde at se, hvor meget SharePoint og OneDrive bruges, hvor lageret er, og hvem der slet ikke bruger deres licens. Rapporterne har ændret sig mindre end det, de viser. Den ændring, der oftest overrasker, er den fra 1. september 2021, hvor brugernavne og site-adresser blev skjult som standard.

Status 17. oktober 2026: Rapporterne findes for 7, 30, 90 og 180 dage. De bliver normalt tilgængelige efter 24 til 72 timer, men kan tage flere dage. Der er rapporter for SharePoint (SharePoint site usage, SharePoint activity og SharePoint storage) og OneDrive (OneDrive user activity og OneDrive usage), og de ligger i Microsoft 365 admin center under Reports → Usage (Learn, Usage reports overview). Navne på brugere, grupper og sites er skjult, til en global administrator slår skjulningen fra.

Fra rapporteringsportal til usage reports#

Den 15. marts 2016 kom en ny rapporteringsportal i det nye Office 365 admin center. Første udgave havde en aktivitetsoversigt og tre rapporter: aktive brugere, mailaktivitet og Office-aktiveringer. De blev rullet ud til USA, Australien og Canada først, og rapporterne i det gamle admin center blev stående, til der var en tilsvarende i det nye (Office-bloggen, 15. marts 2016). Den 8. april 2016 kom rapporterne for SharePoint site usage og OneDrive for Business usage sammen med Skype for Business og Yammer. Rapporterne viste både samlede tal og tal pr. bruger for 7, 30, 90 og 180 dage og kunne eksporteres til CSV. Samtidig kom en indstilling, der lod en global administrator gøre brugeroplysninger anonyme, før en rapport blev delt (Office-bloggen, 8. april 2016). Europa, Latinamerika og Asien var meldt til maj.

Senere kom flere rapporter og flere veje til data:

• September 2016: SharePoint activity-rapporten (filer oprettet, ændret, slettet, delt og synkroniseret) og OneDrive activity-rapporten (månedsnoten for september 2016).
• Marts og december 2017: Microsoft Graph reporting APIs i preview 31. marts 2017 og generelt tilgængelige i december 2017 (Tech Community, Graph reporting APIs generelt tilgængelige, månedsnoten for december 2017). Det er de samme data som rapporterne. De ældre rapporterings-API’er (Reporting Web Service, der dækkede Exchange, Skype og grupper) blev varslet fjernet, først 1. oktober 2017 og så 29. januar 2018 (Office-bloggen, 31. marts 2017, Wayback, Tech Community).
• Juni 2017: SharePoint activity-rapporten fik sidevisninger pr. bruger, og site usage-rapporten omfattede alle sitetyper (månedsnoten for juni 2017).
• April 2020: et nyt kort på startsiden for usage reports og en rapport om brug af Microsoft 365 Apps (månedsnoten for april 2020).
• Maj 2025: en lagerfane i SharePoint-rapporten med kvoteforbrug på tværs af geografier og anbefalinger (månedsnoten for maj 2025). Lagerrapporten er beskrevet i Hvad der fylder i SharePoint-lageret.

Hvad SharePoint-rapporterne viser#

Site usage viser pr. site blandt andet antal filer og aktive filer, brugt og tildelt lager, sidevisninger og unikke sider, antal delingslinks efter type (Anyone, hele organisationen, specifikke personer), sitets sensitivity label, eksterne delingsindstilling, politik for ikke-administrerede enheder, geografi og skabelon. En fil er aktiv, hvis den er gemt, synkroniseret, ændret eller delt i perioden. Last activity date ændres af handlinger i fem grupper: aktive filer, filer delt med Anyone-link, filer delt med firmalink, synkroniserede filer og sidevisninger (Learn, SharePoint site usage). Sitelisten stemmer ikke altid med Active sites i SharePoint admin center, fordi nogle skabeloner og adresser ikke indgår i aktive sites. Den eksterne delingsindstilling afspejler ikke ændringer, som en sensitivity label har lavet på sitet. Learn henviser til data access governance-rapporterne i den situation.

Activity viser pr. licenseret bruger antal filer set eller redigeret, synkroniseret, delt internt og delt eksternt og besøgte sider (Learn, SharePoint activity). Microsoft varslede i april 2019 en ny definition af »delt internt« og »delt eksternt« på grund af telemetrifejl (månedsnoten for april 2019). Learn definerer i dag Files shared internally som filer delt med brugere i organisationen eller i grupper, der kan indeholde eksterne brugere, og Files shared externally som filer delt med brugere uden for organisationen (Learn, SharePoint activity).

Vælges en bestemt dag i grafen, viser tabellen data for højst 28 dage tilbage fra i dag, selv om grafen går op til 180 dage tilbage. Slettes en bruger, slettes brugerens brugsdata inden for 30 dage, men totalerne i grafen medregner stadig den slettede for den periode, hvor brugeren var aktiv. Det kræver en af disse roller at se rapporterne: Global Administrator, Exchange Administrator, SharePoint Administrator, Reports Reader, Teams Administrator, Teams Communications Administrator og AI Administrator. Rollerne Usage Summary Reports Reader og User Experience Success Manager giver adgang uden brugeroplysninger (Learn, Usage reports overview).

Skjulte navne siden 1. september 2021#

I 2016 var anonymisering et valg. Fra 1. september 2021 skjuler Microsoft som standard brugernavne, brugerprincipalnavne, gruppenavne og site-adresser i alle rapporter for at hjælpe virksomheder med at understøtte deres lokale privatlivslove. Developer-bloggen kalder det at pseudonymisere brugeroplysninger, mens Learns fejlsøgningsside taler om anonyme brugernavne, så Microsoft bruger selv begge ord om det samme. Det gælder rapporterne i admin center, Microsoft Graph-rapporterne, Teams analytics og endpointet getSharePointSiteUsageDetail i v1.0 og beta (Developer-bloggen, 31. august 2021, Learn, Usage reports overview). Graph returnerer så pseudonyme identifikatorer i stedet for fx ownerDisplayName og siteUrl (månedsnoten for september 2021). Det ses som lange tegnstrenge i stedet for navne i rapporterne.

En global administrator slår skjulningen fra i Microsoft 365 admin center under Settings → Org Settings → Services → Reports ved at fjerne markeringen i Conceal user, group, and site names in all reports. Ændringen kan også laves med Graph-ressourcen adminReportSettings. Der er tale om én organisationsindstilling. Den virker efter få minutter og gælder også Graph, Power BI og Teams admin center. Learn skriver, at visning af identificerbare brugeroplysninger er en logget hændelse i auditloggen i Microsoft Purview-portalen, og opbevaringen af auditposter er beskrevet nedenfor (Learn, Usage reports overview, Learn, Reports show anonymous user names).

Én ting mangler uanset indstillingen: site-adressen vises ikke i SharePoint-rapporten, hvis Bring Your Own Key eller Customer Lockbox er slået til. Administratorer kan i så fald anmode Microsoft om adresserne, hvis den betingelse, Learn nævner, er opfyldt, og ellers slå dem op med PowerShell (Learn, SharePoint site usage). Se Customer Lockbox i SharePoint Online og OneDrive.

Rapporter og revisionslog adskiller sig#

Rapporterne viser aggregerede tal pr. bruger eller site og rækker højst 180 dage tilbage (Learn, Usage reports overview). Den enkelte hændelse, hvem der åbnede hvilken fil hvornår, står i auditloggen. Auditloggen opbevarer poster i 180 dage, og for Microsoft Entra, Exchange, OneDrive og SharePoint er standarden ét år, hvis aktiviteten er udført af en bruger med en E5-licens eller en tilsvarende tillægslicens (Learn, Manage audit log retention policies). Loggen selv er beskrevet i Revisionsloggen i Microsoft 365. Siden Site usage på selve sitet viser brugsdata for det enkelte site og kan åbnes af site-administratorer, ejere, medlemmer og besøgende (månedsnoten for juni 2017, Learn, Monitor agent usage in SharePoint). Microsoft varslede, at de klassiske rapporter Popularity Trends og Most Popular Items ville udgå 7. august 2020 (månedsnoten for juli 2020). I november 2021 flyttede Microsoft de klassiske brugs- og popularitetsrapporter til et nyt link i de klassiske indstillinger for site collections (månedsnoten for november 2021, MC297254), og Learn beskriver dem stadig for klassiske sites (Learn, View Popularity Trends and Most Popular Items). Søgerapporterne i Microsoft Search står i Microsoft Search i SharePoint og Microsoft 365.

Tidslinjen#

1. 15. marts 2016 Udrulning

   Ny rapporteringsportal i admin center med aktive brugere, mailaktivitet og Office-aktiveringer

2. 8. april 2016 Udrulning

   Rapporter for SharePoint site usage, OneDrive usage, Skype for Business og Yammer, og valgfri anonymisering

3. 13. september 2016 Udrulning

   SharePoint activity- og OneDrive activity-rapporter meldt udrullet

4. 31. marts 2017 Ny funktion

   Microsoft Graph reporting APIs i preview

5. 28. juni 2017 Ændring

   Opdaterede SharePoint-rapporter med sidevisninger og alle sitetyper

6. December 2017 Udrulning

   Graph reporting APIs generelt tilgængelige

7. 7. august 2020 Frist

   De klassiske Popularity Trends og Most Popular Items varslet udgået

8. 1. september 2021 Ændring

   Bruger-, gruppe- og sitenavne skjult som standard (Developer-bloggen)

9. November 2021 Ændring

   De klassiske brugs- og popularitetsrapporter flyttet til et nyt link i de klassiske site collection-indstillinger

10. Maj 2025 Ny funktion

    Lagerfane i SharePoint-brugsrapporten

I månedsnoterne#

Rapporterne står i marts 2016 og april 2016. Senere står de i august, september og oktober 2016, marts, juni og december 2017, april 2019, juli og september 2019, april, juni, juli og august 2020, august, september og november 2021 og maj 2025.