Arkivering af enkeltfiler i Microsoft 365 Archive

Microsoft 365 Archive har kunnet arkivere hele websteder i et stykke tid. Nu kan brugerne også arkivere enkelte filer. Filen bliver liggende samme sted i biblioteket med sine rettigheder og metadata, men indholdet flyttes til et koldt lag inde i SharePoint og kan ikke åbnes, før filen er genaktiveret (Microsoft). Hvad lageret i øvrigt består af og koster, står i Hvad der fylder i SharePoint-lageret.

Fil og websted#

• Hvem. Et websted arkiveres af en SharePoint-administrator. En fil arkiveres af en bruger med redigeringsret til filen, eller automatisk af en politik, som administratoren har sat op (Microsoft).
• Hvad. Arkiveres et websted, ryger det hele: biblioteker, lister, rettigheder og metadata, og webstedet er utilgængeligt. Arkiveres en fil, er resten af webstedet aktivt som før.
• Hvor. Filarkivering virker kun på SharePoint-websteder. Flyttes eller kopieres en arkiveret fil, er den stadig arkiveret, men i OneDrive er det ikke altid til at se i brugerfladen (Microsoft).
• De to er uafhængige. Arkiveres et websted, ændrer det ikke ved filer, der allerede var arkiveret, og når webstedet genaktiveres, er de filer stadig arkiveret og skal genaktiveres hver for sig (Microsoft).

Brugeren vælger en eller flere filer og Archive. På en mappe findes Archive all files og Reactivate all files, som tager alle filer i mappen og dens undermapper, højst 20.000 elementer. Mapper har ikke selv en tilstand (Microsoft).

Det kræver#

1. Microsoft 365 Archive slået til, og det kræver pay-as-you-go-fakturering koblet til et Azure-abonnement. Det sker i Microsoft 365 admin center under Settings → Org settings → Pay-as-you-go services → Settings → Archive (Microsoft).
2. Filarkivering tilladt for tenanten og webstedet. Begge dele er slået til som standard, når Archive er slået til (Microsoft).
3. Redigeringsret til filen.

Mangler en af dem, er Archive ikke i menuen.

Nogle filer kan ikke arkiveres: OneNote, SharePoint-sider, SharePoint-agenter og alt i biblioteket Site Assets (Microsoft).

PowerShell#

Det Microsoft dokumenterer, er at slå brugernes Archive-handling til og fra. Politikker kan stadig arkivere, og arkiverede filer kan stadig genaktiveres (Microsoft). Ikke kørt:

 1Connect-SPOService -Url "https://contoso-admin.sharepoint.com"
 2
 3# Ingen manuel arkivering i hele tenanten (overstyrer webstedets indstilling)
 4Set-SPOTenant -AllowFileArchive $false
 5
 6# Eller kun på ét websted
 7Set-SPOSite -Identity "https://contoso.sharepoint.com/sites/Projekt" -AllowFileArchive $false
 8
 9# Nye websteder uden manuel arkivering
10Set-SPOTenant -AllowFileArchiveOnNewSitesByDefault $false
11
12# Hvor meget der er arkiveret på et websted, i bytes
13Get-SPOSite -Identity "https://contoso.sharepoint.com/sites/Projekt" | Select-Object Url, ArchivedFileDiskUsed

Tenantens parameter kom i SharePoint Online Management Shell 16.0.26714.12000, webstedets i 16.0.26211.12000.

De automatiske politikker, der arkiverer ud fra hvornår en fil sidst blev åbnet, oprettes med New-SPOFileArchivePolicy. De er i preview (Microsoft).

Lager og pris#

• Tenanten. Arkiverede filer tæller stadig med i tenantens samlede lager, men som arkiveret lager i stedet for aktivt. Det aktive forbrug falder, og det arkiverede stiger med det samme (Microsoft).
• Webstedet. Her ændrer arkiveringen intet. En arkiveret fil tæller med i webstedets forbrug og kvote som før, så filarkivering kan ikke bruges til at holde et websted under dets kvote (Microsoft).
• Gratis inden for kvoten. Så længe aktivt plus arkiveret lager holder sig inden for tenantens licenserede kvote, koster arkivet intet (Microsoft).
• Over kvoten. Arkiveret lager koster $0,05 pr. GB pr. måned, ekstra almindeligt lager $0,20 pr. GB pr. måned (Microsoft). Uddannelsesinstitutioner betaler $0,02.
• Hvornår man er over. Med Archive slået til er tenanten kun over kvoten, hvis det aktive lager overstiger den (Microsoft).
• Uden fakturering. Slås Archive fra, eller holder faktureringen op med at virke, forbliver filerne arkiveret og kan genaktiveres, men de tæller som aktivt lager, og ny arkivering er blokeret, til faktureringen virker igen (Microsoft).

En arkiveret fil på et arkiveret websted tælles kun én gang, som en del af webstedet.

Genaktivering#

Enhver med læseret til filen kan genaktivere den med Reactivate i SharePoint eller OneDrive på nettet. Det er gratis (Microsoft). Hvor lang tid det tager, afhænger af tilstanden (Microsoft):

Den, der satte genaktiveringen i gang, får en e-mail, når den er færdig (Microsoft).

Bagefter kan filen hverken arkiveres manuelt eller af en politik i 120 dage. Når de er gået, kan en politik tage den igen, hvis den stadig opfylder kriterierne (Microsoft).

Genaktivering af hele websteder har også været gratis siden 31. marts 2025, med en tilsvarende spærring på fire måneder (Microsoft).

Det der stadig virker#

• Versioner arkiveres med filen og kommer tilbage med den. En version kan ikke arkiveres alene (Microsoft).
• Søgning. Brugerne finder arkiverede filer med rettighedstrimning og fuldtekst. I OneDrive på nettet med filteret Archived, i SharePoint under File type → Archived (Microsoft).
• Purview. eDiscovery finder og eksporterer arkiveret indhold, men eksporten kan tage længere tid. Opbevaringspolitikker og -etiketter, legal hold og sensitivity labels gælder som før, og en arkiveret fil, der skal i Preservation Hold-biblioteket, kommer derind og forbliver arkiveret (Microsoft).
• Revisionsloggen registrerer arkivering, genaktivering og sletning. Hændelsen hedder Archived file (FileArchived), og arkiverer en politik filen, står politikkens id og filens seneste adgangsdato med (Microsoft).
• Copilot bruger ikke arkiveret indhold (Microsoft).

Det der driller#

• Klienterne er ikke med endnu. Microsoft nævner blandt andet Word og PowerPoint på nettet, mobilapps til Teams, OneDrive og SharePoint, OneDrive-synkronisering på macOS og på Windows 10 og ældre, Office-programmer uden opdateringer siden 1. marts 2026 samt Clipchamp og Power BI. De kan vise forkerte fejl eller slet ikke åbne filen (Microsoft). Det sikre sted at se, om en fil er arkiveret, er biblioteket på nettet (Microsoft).
• Integrationer. Et Graph-kald til en arkiveret fils indhold (/drives/{drive-id}/items/{item-id}/content) giver 423 Locked eller en lignende fejl. Det er ikke en midlertidig fejl, så gentagne forsøg nytter ikke (Microsoft). Flows og scripts, der læser filer, skal kunne tåle det.
• Grænser pr. websted. Højst 500.000 arkiveringer eller genaktiveringer pr. websted pr. dag. En stor mappe kan tage op til 48 timer at genaktivere (Microsoft).