SharePoint Online i 2022

Da SharePoint-bloggen gjorde året op den 29. december 2022, stod Microsoft Syntex som nummer 1 på listen over årets nyheder, foran bl.a. Viva Goals og Viva Engage (SharePoint-bloggen, 29. december 2022). Det er produktholdets egen rangering. Min læsning er, at året for organisationer på SharePoint mere handlede om, hvem der kunne oprette hvad, hvor videoerne lå, og hvad der var ved at forsvinde. Hvad der skete måned for måned, står i tidslinjen over SharePoint Online. Her er de fem spor, jeg mener bar 2022, og en vurdering til sidst.

Det blev lettere at oprette sites#

Plusknappen i SharePoints app bar oprettede sites, lister og Office-filer fra et vilkårligt sted og kunne ikke slås fra eller tilpasses (SharePoint-bloggen, Pitstop for april). Den almindelige udrulning blev den 5. maj skubbet til slutningen af maj med en beklagelse fra Microsoft, og opslaget oplyste, at site-valget ikke vises, hvis selvbetjent site-oprettelse er slået fra (MC350768). Fristen for midlertidigt at slå selve app baren fra, 30. september 2022, blev i september udskudt til 31. marts 2023 (MC428505).

Samtidig fik hver delt kanal i Teams sin egen site collection (SharePoint-bloggen, Pitstop for marts), og delte kanaler blev meldt generelt tilgængelige 19. juli (SharePoint-bloggen, Pitstop for juli). Sites, der oprettes fra app baren, skulle fra august ikke længere automatisk knyttes til et hub site (MC422162), og i september kom nye indstillinger til at styre, hvor brugerne kan oprette sites fra (MC427171).

Så kom loftet. Den 26. juli varslede Microsoft, at den anbefalede grænse på 2.000 lister og biblioteker og 2.000 undersites pr. site ville blive håndhævet fra begyndelsen af november (MC405984). I opslaget, som det stod 11. oktober, var håndhævelsen rykket til februar 2023 og skulle være fuldt gennemført i slutningen af april 2023, og i december skrev Microsoft i tråden, at grænsen gælder pr. site og ikke pr. site collection (Tech Community, tråd).

Styringsværktøjerne kom sent på året#

På Ignite 12. oktober meldte SharePoint-teamet en række styringsfunktioner generelt tilgængelige: Restricted access control for OneDrive, betingede adgangspolitikker for sites, første version af data access governance-indsigt og omdøbning af SharePoint-domænet for tenants med under 10.000 sites. Restricted access control for sites blev annonceret som private preview, og en politik for inaktive sites skulle komme i private preview senere i 2022 (SharePoint-bloggen, 12. oktober).

Video flyttede ind i SharePoint#

Stream (on SharePoint), hvor videoerne ligger som filer i SharePoint og OneDrive, blev generelt tilgængelig 12. oktober, sammen med et migreringsværktøj i public preview (Stream-bloggen, 12. oktober). I august var det meldt, at Stream (Classic) fra 17. oktober ikke længere oprettes i tenants, hvor ingen havde åbnet det (MC419387). Microsoft ville melde en lukkedato senest i begyndelsen af 2023 og lade tjenesten køre et år efter meldingen (MC437552).

Når videoer er filer, skal de styres som andre filer. Teams-mødeoptagelser i OneDrive og SharePoint skulle have en udløbsdato, og i maj blev standarden for nye optagelser hævet fra 60 til 120 dage, fordi under 1 % af optagelserne ses efter 120 dage mod 5 % efter 60 dage (MC274188).

Syntex fik en måler#

Året begyndte med en lempelse. Fra 14. januar kunne alle Microsoft 365-brugere bygge modeller og bruge content centers, mens selve dokumentbehandlingen og funktioner som document generation og image tagging stadig krævede en licens pr. bruger (seat license) (Syntex-bloggen, 14. januar). Den 12. oktober blev SharePoint Syntex til Microsoft Syntex, med dokumentbehandling, content assembly, annotation og content query som de dele, der allerede var tilgængelige (Microsoft 365-bloggen, 12. oktober). I november og december kom et gratis preview af pay-as-you-go: et Azure-abonnement i admin center og en måler, der ikke opkrævede noget endnu (SharePoint-bloggen, 17. november, 20. december).

Det gamle fik slutdatoer, og datoerne gled#

Machine Translation Service til variations-funktionen på klassiske sites blev varslet lukket 7. marts, senest i slutningen af juli (Developer Blog, 7. marts). Det gamle Mover-værktøj kunne fra 1. juli ikke oprette nye migreringer fra Google Drive, Dropbox, Box og Egnyte, og Migration Manager var afløseren (SharePoint-bloggen, Pitstop for maj). Internet Explorer 11 skulle blokeres i SharePoint og OneDrive fra midten af januar 2023, allerede fra 18. november også i IE-tilstand i Edge (MC454797). Og Visio Services skulle lukke 10. februar 2023 (MC476026).

De nye funktioner havde det ikke bedre. Private kladder til sider og nyheder stod på Roadmap med april 2022 som dato og blev udskudt til september (Roadmap 85629). Message Center-opslaget rykkede i december fra midten af november til slutningen af december (MC408994). Menuen på Share-knappen blev annonceret i juli med udrulning i august og blev flyttet flere gange, sidst 27. december til slutningen af januar 2023 (MC403644).

Min vurdering#

2022 gjorde det lettere at oprette i SharePoint, end det var at overskue bagefter. Plusknappen og de delte kanaler med hver sit site sænkede tærsklen, mens værktøjerne til at se, hvad der var oprettet, kom først sent på året. Det er en forståelig rækkefølge for Microsoft. For en organisation uden overblik over sine sites er den dårlig.

Konsekvensen er, at reglen om, hvem der må oprette, skal sættes, før noget måles. Indstillingen, der fjerner site-valget fra plusknappen, er et eksempel på en regel, der sidder i den vej, folk alligevel går.

Og datoerne? Fristerne for det gamle flyttede sig også: grænsen på 2.000 med flere måneder og app baren med et halvt år, men de pegede hele tiden i samme retning. De nye funktioner rykkede derimod oftere, som de private kladder, der gled fra april til september, og Share-menuen, der blev flyttet flere gange. Derfor er det slutdatoen for det gamle, der kan planlægges efter, og datoen for det nye er kun en plan.