SharePoint Online i 2021

Hvis 2021 skal gøres op i én sætning, blev SharePoint Online det sted, hvor andre produkters indhold havnede. Teams-møder lagde deres optagelser i SharePoint og OneDrive, Microsoft Lists blev et produkt med egen app, og Microsoft byggede Viva og Syntex ovenpå det, der lå i forvejen. Måned for måned står året i tidslinjen. Her er de fem spor, jeg mener bar det, og en vurdering til sidst.

Teams-optagelserne flyttede ind#

Året begyndte med en ændring, der ramte alle, der holdt møder i Teams. Fra 7. januar blev nye optagelser gemt i OneDrive for private møder og i SharePoint for kanalmøder i stedet for i Stream (Classic), og administratorer kunne udskyde det ved at lade Teams’ mødepolitik pege på Stream (MC222640). Udskydelsen varede til sommer. Den tvungne flytning var sat til 7. juli, men begyndte i stedet som en trinvis udrulning 16. august (Stream-bloggen, 4. august). Fordelene var hurtigere afspilning, ekstern deling samt retention og compliance (MC222640).

Prisen var, at en optagelse nu er en fil på linje med andre filer. Omkring 30. juli kom et varsel om, at optagelser får en udløbsdato og slettes automatisk (MC274188). I oktober var slutdatoen skubbet fra 31. januar til 28. februar 2022 (MC274188). Samme retning havde to andre ændringer. Fra 16. august blev nye versioner af PST-filer i OneDrive og SharePoint gemt i højst 30 dage (MC256835), og fra 7. oktober skulle rettigheder på de sites, der hører til private og delte Teams-kanaler, styres i Teams og ikke i SharePoint (MC282480).

Et optaget møde er dermed en fil med ejer, rettigheder og en slettefrist. Det kræver en politik for, hvor længe optagelser skal findes, og står der ikke noget andet, afgør Microsofts standard det.

Viva og Syntex: nye navne ovenpå indholdet#

Viva blev præsenteret 4. februar som en platform til medarbejderoplevelsen med fire moduler: Connections, Insights, Learning og Topics (Microsoft News Center). Kun Topics, tidligere Project Cortex, var generelt tilgængeligt den dag (Viva-bloggen, 4. februar). Viva Connections er bygget på SharePoint og giver adgang til intranettet fra en app i Teams. Den kunne installeres fra 31. marts og krævede et home site med global navigation (Viva-bloggen, 31. marts), og den var med i den eksisterende licens uden ekstra pris (Viva-bloggen, 2. marts). Mobiloplevelsen kom i public preview 9. september (Viva-bloggen, 9. september) og blev generelt tilgængelig 8. november (Viva Connections-bloggen). På Ignite 2. november blev alle fire moduler generelt tilgængelige og kunne købes som én plan til en kampagnepris på 9 dollar pr. bruger pr. måned til og med august 2022 (Microsoft 365 Blog).

Syntex kom fra den anden side. I juni kunne alle tenants slå Content Center til som site template, også uden Syntex-licens, men modellerne kunne kun bygges og testes, ikke tages i brug (Syntex-bloggen, juni). På Ignite blev det delt op: alle Microsoft 365-brugere skal kunne bygge modeller og bruge Content Centers, mens dokumentgenerering, løsninger til bestemte brancher, advanced metadata search og image tagging kræver en Syntex-brugerlicens eller pay-as-you-go (Ignite 2021, Syntex-bloggen). For advanced metadata search gled datoen i oktober fra 9. oktober til 20. november (MC277414). Prisen på selve abonnementerne ændrede sig også. Samme år varslede Microsoft den første væsentlige prisændring siden lanceringen af Office 365: fra 1. marts 2022 stiger Microsoft 365 Business Basic fra 5 til 6 dollar og Business Premium fra 20 til 22, Office 365 E3 fra 20 til 23 og Microsoft 365 E3 fra 32 til 36 (Microsoft 365 Blog, 19. august).

Lists blev et produkt#

Microsoft Lists var i 2021 mere end et nyt navn på SharePoint-lister. Januar gav en app til iOS (Microsoft 365 Blog), regler, der sender besked, når data i en liste ændres, og en listeformular med egen header, footer og body i JSON (Pitstop, januar 2021). Nye lister fik i februar versionering slået til som standard, og de 50 seneste majorversioner gemmes (MC239092). I maj kunne en liste eksporteres til CSV (MC254423), og i juli kunne en organisation lave egne listeskabeloner med PowerShell og Add-SPOSiteScript (Pitstop, juli 2021). Også her flyttede datoerne sig: for egne listeskabeloner gled Standard Release fra 11. oktober til 18. december og i november videre til 31. marts 2022 (MC267581).

Det, der gjorde listerne brugbare i det daglige arbejde, kom på Ignite 2. november. Lister kan synkroniseres til en Windows-enhed med OneDrive-synkroniseringsappen og redigeres offline, hvis de højst har 250.000 elementer. Visninger i synkroniserede lister begrænses ikke af throttling, uanset hvor mange elementer de rummer (Ignite 2021, SharePoint-bloggen, Building fast, offline-capable Microsoft 365 web applications). Board view, rich text i grid view og Lists til Android i private preview blev annonceret samme dag (Ignite 2021, Microsoft Lists), og i december fulgte lookup-kolonner i moderne lister og biblioteker (MC297558).

Undtagelsen for synkroniserede lister gælder kun dem. I browseren gælder visningsgrænsen på 5.000 elementer stadig, og lookup-kolonner tæller med i den.

Styring blev annonceret, før den virkede#

Styringsfunktionerne viser forskellen mellem en annonceret funktion og en, der kan regnes med. På Ignite 2. marts blev delingsregler knyttet til sensitivity labels og forbedringer af information barriers meldt generelt tilgængelige, mens granulære conditional access-politikker for sites via sensitivity labels stod som “coming to preview soon” (SharePoint-bloggen, 2. marts). Det sidste tog tid. I slutningen af maj gled slutdatoen fra 30. september til 31. oktober (MC247827) og i oktober videre til 31. januar 2022 (MC247827). Public preview kom 2. november, med generel tilgængelighed planlagt til udgangen af 2021 (Ignite 2021, sikkerhed og compliance).

Udløb af gæsteadgang fulgte samme mønster. Message Center-opslaget var fra august 2020, og 7. maj 2021 lå Targeted Release fra slutningen af april i stedet for januar, med udrulning til alle fra slutningen af maj til slutningen af juni (MC220791). Data access governance, med indsigter og rapporter over delingsaktivitet, gik i public preview 2. november (MC296237). Rapporterne i admin center holdt til gengæld deres dato: fra 1. september pseudonymiseres bruger-, gruppe- og site-oplysninger som standard i brugsrapporterne (SharePoint-bloggen, 3. september).

Det gamle fik slutdatoer#

Groove.exe kunne fra 1. februar ikke længere synkronisere filer i Microsoft 365 (Learn), og Internet Explorer 11 understøttes ikke i Microsoft 365-apps og -tjenester efter 17. august (MC257029). Det sidste ramte View in File Explorer i dokumentbiblioteker, som kun havde virket i Internet Explorer 11. Fra Edge 93 kan funktionen slås til med en Edge-politik og en ændring i tenant-konfigurationen, og Microsoft anbefaler fortsat OneDrive-synkroniseringsappen (MC286342).

Min vurdering#

Den vigtigste ændring i 2021 var den, der fik mindst omtale: Teams-optagelserne flyttede ind i SharePoint og OneDrive og fulgte dermed de regler, der gælder for filer. Det er en god handel for organisationer, der har styr på retention og deling, og en dårlig for dem, der ikke har. Viva og Syntex var de større overskrifter, men de var planer og tilkøb. Det, der kom i 2021 og kunne bruges med det samme, var optagelserne og listerne.

Datoerne er det andet, året lærte. Conditional access via labels stod i marts 2021 som “coming to preview soon”, kom i preview i november, og datoen gled i årets løb fra 30. september til 31. januar 2022. Et opslag i Message Center siger, hvad Microsoft agter, ikke hvad tenanten får. Min regel er at regne med en funktion, når den er generelt tilgængelig i tenanten, ikke når den står i et opslag.