SharePoint Online i 2020

Den 8. december 2020 skrev Microsoft, at SharePoint nu havde over 200 millioner aktive brugere om måneden i skyen, og at brugen var fordoblet på et år (Microsoft 365 Blog, 8. december). Tallet tæller alle, der bevidst gør noget med indhold i SharePoint, også når det sker via OneDrive, Excel eller Teams. Det er en rimelig overskrift for året: SharePoint voksede mest uden for sin egen forside. Hvad der skete måned for måned, står i tidslinjen over SharePoint Online. Her er de fem spor, jeg mener bar året, og en vurdering til sidst.

Krisen satte tempoet#

Året var et almindeligt SharePoint-år, indtil marts. Den 9. marts udgav SharePoint-teamet en vejledning til at bygge et krisesite på en communication site på højst to timer (Tech Community, 9. marts). Senere i måneden, 24. marts, meddelte Mark Kashman og Chris McNulty i Intrazone-podcasten, at resten af Ignite The Tour var aflyst, og at SharePoint Conference 2020, der skulle holdes i Las Vegas 19. maj, blev udskudt til marts 2021 (Tech Community, 24. marts). I samme uge blev baggrundsopgaver som indholdsmigrering, DLP, backupløsninger og apps, der scanner tjenesten, flyttet til regionens aften- og weekendtimer, video blev afspillet i lavere opløsning, og OneDrive Files On-Demand viste generiske ikoner i stedet for miniaturer (MC207439, SharePoint Support Blog, 25. marts). Justeringerne skulle oprindeligt slutte 25. maj, men 21. maj skubbede Microsoft slutningen til 31. juli.

Resten af året er det svært at skille krisen fra Microsofts egne tidsplaner. Flere udrulninger blev udskudt med den begrundelse, at mængden af ændringer i tjenesterne skulle mindskes: læsbare links i Outlook 9. juni (MC210696), brugsrapporter for hubs 7. august (MC216129), calendar view i Lists 20. oktober (MC222826) og udløb af gæsteadgang 10. november (MC220791). Opslagene nævner ikke krisen, så sammenhængen er min læsning.

Teams blev indgangen#

I 2020 blev det, der lå i SharePoint, i stigende grad vist og styret fra Teams. Allerede i februar beskrev Microsoft, hvordan administratorer kunne koble klassiske team sites til Office 365 Groups mange ad gangen, om ønsket med et Teams-team pr. site (Tech Community, 6. februar). En side eller en liste kunne blive en fane i en kanal ved at indsætte linket (MC204986, opslag 28. februar). Lists-appen i Teams, der lader lister fra teamets site komme med i fanegalleriet, kom i Message Center 13. august (MC220295). Et eksisterende team site kunne få Teams føjet til sig med valg af, hvilke lister, biblioteker og sider der blev faner (MC227312, opslag i november, Targeted Release i december). SharePoint Migration Tool fik i maj mulighed for at flytte direkte til en kanal i Teams (MC213376).

Det største skift var videoen. Den 22. september meddelte Microsoft, at Stream flytter lagringen af video til SharePoint og OneDrive, med Teams-mødeoptagelser først (Stream-bloggen, 22. september). Optagelser af private møder gemmes i OneDrive og af kanalmøder i SharePoint. Politikken kunne slås til 19. oktober. At alle nye optagelser gemmes dér som standard, rykkede fra 1.–15. november til januar 2021 i opslaget fra 17. november (MC222640). Dermed er en optagelse en fil i et bibliotek. Den 18. december stod det i Message Center, at seere med kun visningsret som standard ikke kan hente optagelsen (MC230505). Det var første trin i en flytning af videoerne ud af Stream.

Lists og Syntex#

Microsoft Lists blev annonceret på Build 19. maj som en app bygget oven på SharePoint-lister, med egen startside på nettet, lister i Teams, skabeloner, regler og deling (Microsoft 365 Blog, 19. maj). Microsoft understregede, at der kun er ét Lists-produkt, og at klassiske lister fortsat understøttes (SharePoint-bloggen, 19. maj). Udrulningen til Targeted Release begyndte 28. juli og var ifølge indlæggets egen opdatering først helt færdig 23. november (Microsoft 365 Blog, 21. juli). I mellemtiden kom gallery view i september (MC221952), og Quick Edit i lister og biblioteker blev omdøbt til Edit in grid view (MC222756). List rules og konfiguration af formularer med JSON kom i Message Center i november, med Targeted Release planlagt til januar 2021 (MC227447, MC227452).

Project Cortex, præsenteret på Ignite i 2019, skulle efter Build-indlæggets plan være generelt tilgængeligt i begyndelsen af sommeren 2020 (Microsoft 365 Blog, 19. maj). Det blev 22. september til SharePoint Syntex, det første produkt fra Project Cortex, som kunne købes som tillæg til Microsoft 365-licenserne fra 1. oktober (SharePoint-bloggen, 22. september, MC223196). Lists var en ny indgang til lister, organisationen allerede havde. Syntex var et tillæg, der skulle købes.

Deling og styring#

Redskaberne til at styre indhold kom tæt efter hinanden. Sensitivity labels med beskyttelse af Office-filer i SharePoint og OneDrive blev generelt tilgængelige 4. maj (SharePoint-bloggen, 4. maj), labels på Teams, Microsoft 365-grupper og sites fulgte i juni, hvor Microsoft meldte dem klar til alle (MC216757), og 22. september blev information barriers og en DLP-regel mod anyone-links til følsomt indhold generelt tilgængelige (SharePoint-bloggen, 22. september). Samme dag blev der varslet et dashboard over de sites, der har flest følsomme dokumenter eller er mest overdelte (SharePoint-bloggen, 22. september), og en visning af, hvor et site er oprettet fra, og om det er forbundet til Teams (SharePoint-bloggen, 22. september). Flere af de nye funktioner var knyttet til E5 eller en tilsvarende compliance-licens: Records Management (Security, Privacy & Compliance-bloggen, 30. april), automatisk mærkning (MC214528) og regulatory record labels (MC222757).

Gæsteadgang med udløbsdato viser afstanden mellem annonceringen og virkeligheden. Message Center meddelte den omkring 22. august, og 22. september kaldte SharePoint-bloggen den generelt tilgængelig. Politikken fjerner gæsters adgang efter en fastsat periode, for eksempel 30 dage efter invitationen, og gælder ikke tilbagevirkende for gæster, der allerede har adgang (SharePoint-bloggen, 22. september). I Message Center-opslaget gled slutdatoen i september fra 30. november til 31. december, og 10. november blev den flyttet til 31. marts 2021.

Det gamle fik slutdatoer#

Året gav de første slutdatoer for den gamle platform. Muligheden for at oprette nye custom forms til lister i SharePoint Designer slukkede Microsoft 25. april, fordi en kodefejl i et API kunne ramme dataintegriteten, og pegede på Power Apps (MC210713). Datoerne for SharePoint 2010-workflows kom 6. juli: slukket for nye tenants fra 1. august og fjernet fra eksisterende tenants 1. november, mens 2013-workflows fortsat var understøttet (MC217999, Todd Klindt, sekundær kilde). Datoen blev gentaget uændret i Message Center 23. september og 27. oktober (MC222628, MC225133). Den 17. august skrev Microsoft, at Teams’ webapp mister understøttelsen af Internet Explorer 11 fra 30. november 2020, og at SharePoint Online og OneDrive følger 17. august 2021 (Microsoft 365 Blog, 17. august). Visio Web Access blev varslet til 30. september 2021 (MC228641).

Samtidig blev flere nye ting trukket tilbage i selve året. Den opdaterede SharePoint-startside blev rullet tilbage efter 1. april, fordi Microsofts egne målinger viste, at brugerne ikke fandt deres sites så let som før (Pitstop, marts 2020). Planlægning af sider blev rullet midlertidigt tilbage 29. juni på grund af en fejl (MC212265). SharePoint spaces gik i preview i april og blev meldt generelt tilgængelige 23. oktober (MC224942).

Min vurdering#

I 2020 flyttede tyngden i SharePoint ud af selve SharePoint. Optagelser, faner og lister fik Teams som indgang, og sites blev oprettet derfra, så det, der skulle styres, var derfor ikke forsiden, men det, andre værktøjer oprettede. Microsoft leverede i året flere gode redskaber: gæsteudløb, labels på sites og et overblik over, hvor et site er oprettet fra. Men de kom i etaper, flere krævede E5, og gæsteudløbet var ved årets udgang skubbet til 31. marts 2021.

Det, der ikke kunne vente på redskaberne, var at finde ud af, hvem der ejede de sites, Teams oprettede, og hvilke gæster der havde adgang, og at flytte 2010-workflows inden 1. november, en dato Microsoft gentog uændret. Vigtigst af alt var ejerskabet: at vide, hvem der ejede hvad i SharePoint, før Teams, Lists og Syntex lagde mere ovenpå.