Mapper og undermapper med en SharePoint 2010 Designer-workflow

[OPDATERING: Det her er nu en del af en serie indlæg, hvor jeg viser, hvordan man bygger en enkel projekt- og sagsstyringsløsning uden kode med SharePoint 2010 Designer Workflows. Se mine andre indlæg for at lære mere.]

Opgaven#

Jeg har en liste med navne på projekter. Hver gang jeg opretter et nyt element på listen, vil jeg have SharePoint 2010 Designer-workflowet til at oprette en mappe til projektet og flere undermapper under projektmappen. Jeg bruger Office 365 som platform, så der er et krav om ingen kode. I det her tilfælde vil jeg have rodmappen til at hedde “Title (ListID)”.

Listenavn: List A

Biblioteksnavn: DocLib

Løsningen: Ind kommer SharePoint 2010 Designer Workflow#

1. Opret en SharePoint-listeworkflow i List A
2. Sæt workflowet til at starte automatisk ved nyt element
3. Opret et trin til at navngive variabler (ser pænt ud og gør det lettere at redigere senere – valgfrit)
4. Opret variablen Vcase og sæt værdien til [%Current Item: Title%] ([%Current Item:Id%])
5. Opret variablen Vsubfolder1 og sæt værdien til Subfolder 1 (valgfrit, men gør det lettere at redigere senere)
6. Opret et trin til at oprette et nyt element (det er rodmappen)
   1. Vælg “DocLib” som listen, elementet skal oprettes i
   2. Vælg “Action – Create listelement”
   3. Tilføj “Id for contenttype” – sæt den til Folder
   4. Rediger “Path and name (*)” – sæt den til [%Variable:Vcase%]
7. Opret et trin til at oprette et nyt element (det er undermappen)
   1. Vælg “DocLib” som listen, elementet skal oprettes i
   2. Vælg “Action – Create listelement”
   3. Tilføj “Id for contenttype” – sæt den til Folder
   4. Rediger “Path and name (*)” – sæt den til [%Variable:Vcase%]/[%Variable:Vsubfolder1 %]
8. Gentag trin 5 og 7 for hver undermappe, der skal oprettes.

Jeg har prøvet metoden på SharePoint Online (Office 365) med 1 rodmappe og 3 undermapper. Så oprettede jeg 100 linjer i “List A” og ventede 2 minutter på, at mapperne blev oprettet. Det virkede perfekt.

Tweet det#

• Mapper og undermapper med en SharePoint 2010 Designer-workflow – Klik for at tweete
• Jeg har lige lært at oprette automatiske mapper og undermapper i SharePoint – Klik for at tweete
• Se, hvordan man opretter mapper med intet andet end SharePoint Designer og ingen kode – Klik for at tweete