Det, der ikke skal flyttes

Det letteste svar på, hvad der skal med i en migrering, er “det hele”. Så skal ingen tage stilling, og ingen kan senere sige, at noget blev glemt. Men rodet flytter med: tre kopier af samme kontrakt, mapper fra et projekt, der sluttede for ti år siden, og de filer, som ingen ved, hvem der ejer. I SharePoint er de lige så svære at finde som før, bare nu med søgning, der viser dem frem.

Omfanget er en beslutning, og den er billigst at træffe før migreringen, fordi alt alligevel skal røres.

ROT#

Det indhold, der ikke skal med, har et navn: ROT, redundant, obsolete, trivial. Kopier af noget, der findes et andet sted. Det forældede og erstattede. Og det, der aldrig var vigtigt: midlertidige filer, eksporter, kladder til noget, der blev færdigt. Microsofts egne migreringsvejledninger begynder samme sted: at finde det ældre indhold og afgøre, om det er forældet eller overflødigt og kan slettes (Microsoft).

Tre bunker, ikke to#

Det bliver sjældent et valg mellem at flytte og at slette. Der er tre bunker:

• Flyttes. Det, der bruges, og det, der skal bruges.
• Bliver, hvor det er. Det, der skal gemmes, men ikke bruges i det daglige. Det kan blive liggende på det gamle sted, skrivebeskyttet, eller lægges i et arkiv. I SharePoint tæller arkiverede websteder i Microsoft 365 Archive ikke med i det almindelige lager (Microsoft).
• Slettes. Kun det, der ikke er pligt til at gemme. Hvad der skal gemmes, og hvor længe, er ikke IT’s afgørelse.

Den midterste bunke er den, der gør beslutningen mulig. Mange kan ikke sige ja til at slette, men kan godt sige ja til, at noget ikke flytter med.

Ejerne beslutter#

IT kan finde det gamle, kopierne og det store. IT kan ikke afgøre, om en mappe fra 2014 er et arkiv, der skal gemmes, eller rester, der kan slettes. Det kan kun den afdeling, der ejer den. Derfor skal den, der ejer indholdet, beslutte omfanget område for område og skrive beslutningen ned: hvilket område, hvilken bunke, hvem der besluttede det.

Den liste er også grundlaget for kontrollen bagefter. “Kom alt med?” har kun et svar, hvis det står skrevet, hvad “alt” var. Det gælder både beviset for, at intet blev ændret, og rettighederne.

Filtrene er ikke beslutningen#

Migreringsværktøjerne kan sortere fra. SharePoint Migration Tool og Migration Manager kan springe filer over: filer, der er oprettet eller ændret før en dato, filer med bestemte endelser og skjulte filer. SPMT kan også begrænse, hvor mange versioner der kommer med (Microsoft).

Det er nyttigt, men det er gennemførelsen af en beslutning, ikke beslutningen selv. En datogrænse på “ændret efter 2020” lyder fornuftig, indtil den efterlader en procedure fra 2016, som bruges hver uge, men aldrig er rettet. Ændret-datoen siger ikke, om en fil bliver læst. Et filter, der ikke er aftalt med ejerne, er bare en anden måde at lade være med at spørge på.

Efterladt er ikke glemt#

Det, der ikke flyttes, skal stadig have en plan: hvor det ligger, hvem der kan få det frem, og hvornår det slettes. Ellers står det gamle fildrev der om fem år, og ingen tør slukke det.