Backup af SharePoint Online og resten af Microsoft 365

Mange tjenester lover fuld backup af SharePoint Online, men tager ofte kun backup af filer og mapper. En backup, der skal kunne bruges, skal også have lister, websteder og rettigheder med. Det samme gælder OneDrive, som er SharePoint nedenunder, og Exchange Online: var der backup af den gamle Exchange-server, skal der også være det af postkasserne i skyen.

Hvorfor backup af noget, der ligger i skyen#

Argumentet imod er, at Microsoft har styr på data. Det har de, men kun i den forstand, at de ikke selv mister dem. Det, organisationen selv gør ved sine data, er dens eget ansvar. De realistiske ulykker er:

• En medarbejder sletter vigtige filer, og de når hele vejen gennem papirkurven og administratorens papirkurv, før nogen opdager det.
• Nogen ødelægger rettighederne. Et websted med mange unikke rettigheder sættes til at arve fra det overordnede, og pludselig kan hele organisationen se fortroligt materiale.
• Ransomware på en pc krypterer filerne, og den synkroniserede OneDrive sender de krypterede udgaver op.
• En konto bliver kompromitteret, og indhold bliver slettet med vilje.
• Tjenesten er nede i en periode, eller forbindelsen er, og der skal kunne arbejdes videre lokalt.

Den gode grundregel er den samme som på egne servere: altid en backup, og helst to strategier.

Siden da: Microsoft 365 Backup#

Siden 2024 har Microsoft selv en backup, Microsoft 365 Backup, der betales efter forbrug. Den tager backup af SharePoint-websteder, OneDrive-konti og Exchange-postkasser. SharePoint og OneDrive kan rulles tilbage til ethvert tidspunkt med ti minutters mellemrum de seneste to uger og ugentligt op til et år tilbage, som hele websteder eller som udvalgte filer og mapper. Den dækker de fleste af ulykkerne ovenfor.

Den ligger dog i samme tjeneste og under samme administratorer som de data, den beskytter. Den hjælper ikke, når tjenesten er nede, og den er ikke en kopi uden for Microsoft. Skal der være det, er det stadig en tredjepartsløsning.

Spørgsmål til en backupløsning#

Listen er et udgangspunkt for en kravspecifikation. Pris er langt fra det eneste, der tæller. Hastighed, fleksibilitet og stabilitet ved gendannelse vejer lige så tungt.

• Kan den tage backup af Exchange Online?
• Kommer nye brugere automatisk med i backuppen?
• Kan den tage backup af SharePoint-websteder, også lister og indstillinger?
• Kommer nye websteder automatisk med?
• Kan den tage backup af brugernes OneDrive?
• Kommer nye brugeres OneDrive automatisk med?
• Kan enkelte filer, mails og elementer gendannes?
• Kan hele postkasser, websteder og OneDrive-konti gendannes?
• Kan der gendannes til et nyt sted i stedet for oven i det eksisterende?
• Hvor ofte tages der backup?
• Hvor længe gemmes backuppen?
• Hvor ligger backuppen, og kan det vælges, fx inden for EU eller på egne servere?
• Hvilken kryptering bruges?
• Hvem har adgang til backupdata?
• Hvordan foregår en gendannelse, og hvor lang tid tager den?
• Hvad koster det pr. GB eller pr. bruger?