6 SharePoint-råd fra vinderne af Best Intranets 2013

Nielsen Norman Group udgiver hvert år en rapport, hvor de udpeger årets 10 bedste intranet. Nu er det tid til Best Intranets 2013. I år er tendensen ret klar. 70 % af vinderne bruger SharePoint til at drive deres intranet. Jeg har ikke engang læst rapporten endnu, kun blogindlægget, der beskriver den. Og alligevel får jeg et par pointer gratis. Hvis man interesserer sig for intranet og design af intranet, kan man skaffe rapporten og fordybe sig i 204 skærmbilleder i fuld farve af designs før og efter. Indhold, man normalt ikke får adgang til, medmindre man faktisk arbejder i virksomheden.

6 SharePoint-råd fra vinderne af Best Intranets 2013#

Man får 6 gode råd fra vinderholdene, og jeg kommenterer lidt på dem. Som SharePoint-fyr er jeg måske en smule forudindtaget, men jeg vil prøve at skrue ned for det.

1. Brug SharePoints funktioner til at tackle udfordringer med brugervenlighed. Udfordringer med brugervenlighed som søgning, oprettelse af dokumenter og styring af dem er bare to dræberfunktioner, som SharePoint udnytter på en unik måde. Jeg kan uden tvivl sige, at af alle de systemer, platforme, CMS’er, CRM’er, portaler og hvad folk ellers vælger at kalde et elektronisk system, der organiserer indhold (indhold = information, dokumenter, billeder, videoer, metadata og bare tilfældige filer), skiller SharePoint sig ud som den ene platform, der kan stort set alt. Når det gælder brugervenlighed, oplever jeg ofte, at det er op til dem, der designer og implementerer SharePoint, at gøre den brugervenlig. Når jeg ser på SharePoint 2003 til 2010, kan jeg sige, at der er sket meget, men det er først med 2013, at Microsoft faktisk har lavet et samlende design på tværs af deres Office-produkter og taget SharePoint med i det design. Jeg har altid haft mistanke om, at Microsofts designere står bagerst i produktionslinjen. Indtil nu. Med 2013 får SharePoint et kæmpe løft i brugervenligt design ud af boksen. Men alligevel. Forvent ikke at have et færdigt intranet med organisationens design implementeret dagen efter, at SharePoint er pakket ud. SharePoint kan tackle udfordringer med brugervenlighed, men man skal få den til at gøre det.
2. Planlæg tilpasning af design og udvikling. Jeg kunne ikke være mere enig med NNGroup. Hvert eneste produkt ud af boksen skal klemmes, presses, designes og udvides med ekstra udvikling for at fungere, som organisationen har brug for. Det slår mig, at 5 ud af 7 SharePoint-intranet hyrede ekstern hjælp til at få mest muligt ud af platformen. Som SharePoint-konsulent burde det få mig til at hoppe op og ned af glæde. Men det fortæller mig også, at der er et ret stort behov for information om, hvad SharePoint kan gøre for de organisationer, der implementerer platformen.
3. Lær medarbejderne om team- og samarbejdsrum. En af måderne, hvorpå en SharePoint-installation kan eksplodere i hovedet på en, har altid været fri oprettelse af sites. Jeg har set det mere end et par gange, at SharePoints pladsforbrug eksploderer, fordi en administrator har sluppet “Create sites” løs på medarbejderne. Og så begynder de bare at lege med den og opretter site efter site til alle mulige ting. Så ryger indholdsstrategien lige ud ad vinduet. Jeg ville lære administratorerne at lægge nogle godkendelsesworkflows ind, når det gælder fri oprettelse af sites. Lad brugeren ansøge om et projektsite og forklare, hvorfor brugeren har brug for et site til projektet, så får man et øjeblikkeligt fald i oprettelsen af sites.
4. Forstå, at det kan tage tid at implementere sit eget branding. Godt design tager tid. Brillant design tager lidt længere! I år brugte de vindende intranet i gennemsnit 2,3 år på at bygge intranettene. Tidligere var gennemsnittet 3,5 år. Er SharePoint så ved at blive lettere at tilpasse? Er udviklerne ved at blive bedre til at udvikle? Er virksomhederne ved at blive bedre til at forklare, hvad de vil have? Det rigtige svar er nok lidt af det hele. Tilføj en verdensomspændende finanskrise til blandingen, og man får virksomheder, der fokuserer på at få topværdi for pengene, udviklere, der bruger bedre og bedre måder at levere komplekse løsninger på med agile/scrum/prince2 osv., og så Microsoft, der bruger en massiv mængde energi og penge på at gøre produktet lettere og bedre at gå til for dem, der implementerer det, og som vinder flere og flere markedsandele. Alt i alt tror jeg, at det er svaret på, hvorfor processen fra idé til lancering er blevet kortere.
5. Hold rettighederne enkle. Virkelig! Det er sandheden. Gør rettighederne enkle, så ender man med at spare en masse supporttid. Beskyt de fortrolige data, men gå ikke amok i granulær sikkerhed.
6. Ledsag Enterprise 2.0-funktioner med god planlægning og kommunikation til medarbejderne. Brug af de sociale funktioner i SharePoint bør kræve, at ledelsen står forrest på den sociale front. Og det er en god idé at skrive nogle retningslinjer for virksomheden, der ledsager de sociale funktioner, så ingen løber i forvejen.